Làng vận động viên AIMAG 4 chính thức mở cửa ngày 24 tháng 06 năm 2013, dự kiến chào đón khoảng 2.500 vận động viên, lãnh đội, quan chức thể thao từ 43 quốc gia và vùng lãnh thổ khu vực châu Á tham dự đại hội. Phát biểu tại buổi lễ, ông Kim Young-soo, Trưởng Ban tổ chức AIMAG 4 đảm bảo rằng, mọi điều kiện nơi đây được chuẩn bị chu đáo nhất để các vận động viên tham dự đại hội có được cảm giác như họ đang ở nhà.
 |
| Toàn cảnh Làng vận động viên |
Trong diễn văn chào mừng, ông Song Young-gil, Thị trưởng thành phố Incheon, khẳng định đại hội là dịp để chúng ta tăng cường hoà bình, tình hữu nghị, hoà hợp ở khu vực châu Á. AIMAG 4 được ví như đại hội của công nghệ; là bước tập dượt quan trọng để Incheon tổ chức thành công Á Vận hội lần thứ 17 vào năm 2014. Các bước tiến hành được thử nghiệm chu đáo.
Về công tác thông tin liên lạc, chỉ có dòng điện thoại Iphone 4, Iphone 5 và Samsung Galaxy mới có thể sử dụng tương thích với Sim Hàn Quốc. Việc này cần phải được chuẩn bị trước khi lên đường, cụ thể phải mở khoá mã từ Việt Nam (unlock từ Việt Nam). Các dòng điện thoại thông thường khác không tương thích với sim và mạng của Hàn Quốc nên không sử dụng được. Nguồn điện, ổ cắm sử dụng ổ cắm tròn, hai chân tròn theo tiêu chuẩn khu vực Đông Á.
Việc kích hoạt thẻ sẽ thực hiện đồng thời cùng với hộ chiếu tại cổng Làng VĐV. Để việc kích hoạt thẻ được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện, các lãnh đội, huấn luyện viên cần thu thập đầy đủ, chính xác hộ chiếu và thẻ của các vận động viên ngay sau khi đoàn lên xe bus rời sân bay về Làng vận động viên.
 |
| Vận động viên đoàn TTVN làm thủ tục nhập làng |
Đối với phương tiện đi lại: Ban tổ chức cấp cho Đoàn Thể thao Việt Nam 03 xe ôtô loại 4 chỗ ngồi (trong đó Trưởng đoàn được cấp riêng một xe). Xe và lái xe không cố định mà được bố trí căn cứ nhu cầu và theo lịch di chuyển của mỗi nước. Việc đăng ký thời gian sử dụng xe phải tiến hành trước 24 giờ mới được Ban tổ chức bố trí xe.
Các đội tuyển di chuyển bằng hệ thống xe Bus của Ban tổ chức. Khoảng cách từ Làng vận động viên đến các địa điểm thi đấu không quá xa. Riêng đối với môn Futsal và Kabaddi, Ban tổ chức cấp xe bus riêng vì là môn thể thao đồng đội. Kế hoạch đi lại cũng phải đăng ký trước 24 giờ mới được bố trí xe.
Đoàn Thể thao Việt Nam có 05 tình nguyện viên hỗ trợ giải quyết các công việc hàng ngày trong số đó có một tình nguyện viên là người Việt Nam. Không giống như các Đại hội Thể thao châu Á trước đây, Ban tổ chức đại hội không bố trí tình nguyện viên theo từng môn thể thao.
